Pengertian
Laporan
Laporan adalah suatu
cara komunikasi yang berisi informasi sebagai hasil dari sebuah tanggung jawab
yang dibebankan kepada pembuatnya. Dengan kata lain, sebuah dokumentasi yang
berisi fakta-fakta dari hasil. Penyelidikan suatu masalah sebagai bahan acuan
pemikiran, penilaian serta tindakan. Laporan lebih banyak disampaikan dalam
bentuk tertulis dan juga bisa disampaikan secara lisan. Laporan berguna untuk:
(1) alat
pertanggungjawaban secara tertulis
(2) pendokumentasian
data
(3) bahan pertimbangan
(4) acuan pengambilan
keputusan
(5) alat merumuskan
suatu penilaian
(6) bahan evaluasi
(7) melatih berpikir
sistematis
Baik berbentuk tulisan
maupun lisan, kriteria penyampaian laporan yang baik dilihat dari tiga hal
berikut.
(1) Isi laporan
mencakup kelengkapan fakta, data yang akurat, faktual, dan objektif.
(2) Penyajian mencakup
penggunaan bahasa yang baik, jelas dan tepat, sistematik serta menarik
(3) Penyajian lisan
harus disampaikan dengan vokal yang jelas, pengucapan, lafal, intonasi yang
tepat dan gaya ekspresif yang sesuai.
Sebelum laporan
disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis
secara sistematis sehingga mudah dipahami.
Dari segi bentuk
tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.
(1) Laporan berbentuk
formulir, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
(2) Laporan berbentuk
memorandum, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat
dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau
antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk
surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian
dalam bentuk surat biasa. Jenis
laporan ini dapat
dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
(4) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan
yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi
beberapa topik dan subtopik.
(5) Laporan berbentuk
buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
Dari segi struktur
penulisan, laporan terbagi seperti berikut
(1) Laporan formal,
yaitu laporan yang struktur penulisannya lengkap, terdiri atas:
a. halaman judul
b. halaman pengesahan
c. kata pengantar
d. daftar isi
e. daftar tabel (jika
ada)
f. daftar grafik (jika
ada)
g. pendahuluan, berisi
latar belakang, tujuan, ruang lingkup masalah/objek, pembatasan masalah/objek,
dan sebagainya
h. bagian isi, berisi
uraian pembahasan tentang masalah atau objek yang dilaporkan serta hasil yang
dicapai
i. simpulan dan saran,
berisi hal-hal pokok atau intisari dari pembahasan laporan serta penyampaian
keinginan pelapor terhadap hal-hal yang berkaitan dengan laporan yang belum atau
seharusnya ada.
Laporan formal sangat
terikat dengan struktur penulisan. Laporan formal biasanya dibuat untuk
keperluan formal seperti dalam ruang lingkup pekerjaan atau pendidikan, dan
umumnya bersifat berkala. Contoh laporan formal ialah laporan tentang keadaan dan
perkembangan proyek yang sedang dilaksanakan, laporan
penelitian ilmiah, dan
laporan percobaan.
(2) Laporan informal,
yaitu jika laporan tidak memenuhi persyaratan sistematika di atas.. Sistematika
atau struktur penulisannya lebih sederhana atau memiliki model sistematika
sendiri dan tidak bersifat standar. Pembuatannya lebih cenderung memenuhi kebutuhan
informasi atau untuk mendapatkan data lapangan.
Yang termasuk laporan
informal, ialah laporan perjalanan, laporan pengamatan, dan laporan kunjungan.
B. Pola Penyajian
Laporan secara Lisan
Baik laporan formal
maupun informal disusun dengan menggunakan bahasa yang baku. Laporan yang telah
disusun bisa juga disampaikan secara lisan. Oleh sebab itu, bentuk uraian
laporan dapat disajikan dengan pola penyajian narasi, deskripsi, dan
ekspositoris. Pola penyajian laporan bersifat narasi lebih menekankan uraian secara
kronologis, yaitu berdasarkan rangkaian waktu. Isi laporan bersifat penceritaan
atau pemaparan peristiwa tentang objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan
ini misalnya, laporan perjalanan, laporan peliputan peristiwa, dan laporan
berita (reportase). Laporan ini bersifat pengungkapan fakta pada sebuah peristiwa
atau keadaan. Oleh sebab itu, laporan ini dituntut harus faktual (berdasarkan
yang ada), actual berkaitan realita dengan kejadian yang baru terjadi, akurat
berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan dan objektif (apa
adanya). Sebagaimana sebuah berita, pengungkapan informasinya bermuatan 5 W + I
H (what: apa, who: siapa, where: dimana, when: kapan, why: mengapa dan how:
bagaimana). Lain lagi dengan pola penyajian laporan bersifat deskripsi. Laporan
ini lebih terfokus pada penggambaran mengenai lokasi, tempat, dan bentuk fisik
serta ciri-ciri objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan deskripsi ialah
laporan pengamatan, laporan kunjungan, laporan observasi, dan sebagainya. Pola
penyajian laporan bersifat ekspositoris berupa uraian yang berisi langkah-langkah
kerja, proses kejadian, atau pemaparan mengenai tahapantahapan perkembangan objek
yang dilaporkan. Yang termasuk laporan bersifat ekspositoris adalah laporan
penelitian, laporan percobaan, laporan pertanggungjawaban uraian pekerjaan yang
menggunakan tahapan, dan sebagainya.
Sebelum menyajikan
laporan secara lisan, laporan dapat disusun terlebih dahulu secara tertulis.
Laporan yang sudah disusun dapat disampaikan secara lisan atau dipresentasikan.
Untuk menyampaikan laporan secara lisan, hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu
seperti berikut.
1. Memberi tahu jenis
laporan yang akan disampaikan.
2. Menyampaikan
pengantar sekilas tentang latar belakang pembuatan laporan
3. Menyampaikan proses
memperoleh bahan laporan
4. Memberikan gambaran
secara umum tentang sistematika laporan
5. Menyampaikan isi
laporan dengan bahasa yang baik, formal, dan efektif
6. Memberikan penekanan
pada uraian mengenai fakta jika berbentuk laporan naratif dan deskriptif
7. Memberikan penekanan
pada alur proses atau tahapan jika laporan berbentuk ekspositoris
C. Menyampaikan
Rangkuman dan Simpulan Laporan
Di dalam setiap
laporan, ada penjelasan tentang hasil yang dicapai. Seberapa besar hasil itu
harus disampaikan? Penjelasan tentang hasil masih merupakan bagian isi laporan.
Dari pembahasan atau uraian yang ada pada isi laporan, dibuatlah suatu
rangkuman dan simpulan mengenai hal yang dilaporkan. Penyajian dalam bentuk
rangkuman berupa uraian hal-hal pokok saja atau bentuk garis besarnya saja
namun tetap tersusun secara sistematis. Selain menyajikan rangkuman sebuah
laporan dapat pula membuat simpulannya. Berbeda dengan rangkuman, simpulan
merupakan uraian singkat yang diwarnai oleh pandangan dan penilaian dari si
pembuat laporan. Simpulan dapat dibuat berdasarkan suatu analisis dari materi
laporan, perpaduan (sintesis) dari beberapa aspek yang dilaporkan, dan dapat
juga berbentuk kategori (pengelompokan) unsur-unsur yang dilaporkan yang
memiliki ciri yang sama. Namun, itu semua tetap mengacu pada tujuan dan apa
yang harus dicapai oleh pembuat laporan serta tuntutan dari yang menerima laporan.
Laporan dapat pula
disampaikan hanya berbentuk rangkuman atau simpulannya. Semua itu bergantung
pada permintaan dan kebutuhan. Tentunya sebelum menyampaian laporan, terlebih
dahulu laporan disusun dalam bentuk rangkuman atau simpulan.
Contoh
simpulan sebuah laporan
Berdasarkan
hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa ada
beberapa faktor
yang menyebabkan para petani melakukan mobilisasi
sosial menjadi
perajin. Jika tidak ada suatu program penyadaran baik
dari pemerintah
maupun masyarakat setempat, dapat dipastikan hasil
produkdi
pertanian akan makin berkurang sehingga negara pun akan
mengimpor beras.
Akhirnya,
diharapkan penelitian ini mampu memberikan penyadaran
pada masyarakat
dan dapat menjadi masukan untuk pihak-pihak yang
berwenang
memberikan kebijakan. Pihak-pihak tersebut misalnya para
dewan legislatif
dan eksekutif supaya memberikan arahan dan rencana
pembangunan yang
lebih berpihak pada sektor pertanian, terutama
masyarakat
miskin pedesaan.